差出人:◯◯◯◯◯ 別々の住所へ同時に発送している場合、誤って送ってしまった荷物の本来の行き先には、ほぼ間違ったものを送付していることになるので、確認しておくと他に間違えて送ってしまったあて先が特定しやすいです。, ・再発送予定日、代替品(ストック品)送付可否の連絡など ゆうゆうメルカリ便匿名配送での誤発送がありました。 Copyright (C) 2020 Space-Azole All Rights Reserved. サイバー攻撃による情報流出事件事故がメディアで騒がれるようになってから久しいですが、情報漏えい事件事故の発生件数で見ると、ヒューマンエラーによる事件事故が目立っています。, つまり、悪意ある第三者の攻撃より、内部で働く者のミスで情報が漏洩してしまう事の方が多いということです。, 私の組織でも、毎年最も発生件数が多いのは、悪意ある第三者のサイバー攻撃ではなく内部の者による書類の誤発行や誤交付、誤発送です。, 私の組織では、書類や郵送物は複数人でダブルチェックしてから発行、発送するようルールを定めて、機会あるごとに何度も教育しています。, 忙しくて周囲もバタバタしているから、担当者以外は誰もチェックせず書類を発行している。, 担当者からチェックを依頼された者が、内容をしっかり確認せずにチェックしたフリして、チェックした気になっている。, このようなヒューマンエラーによって、誤発行や誤交付、誤発送による情報漏えい事故が発生しているのが実情です。, 情報漏えい事故が起こると、部署の責任者から事故報告書が私のところにあがってきます。, だから、エラーを起こさない為にどうしたらよいのか考え、「言っているだけ」じゃなく、エラーが起こらない対策や工夫を行うことが必要なのです。, 「あれほど言っていたのに!」と、言うのは、「言っているだけ」で、対策や工夫をしていないということです。, そのうえで、周知徹底だけに頼ることなく、周りがバタバタしている時でも自分以外の者にチェックをしてもらい、チェックをする者はしっかりと内容をチェックするために、私が推奨する工夫があります。, 誤発行や誤交付、誤発送した書類は、組織名や担当部署名しか記載されていない場合が多いです。, 何か事故が起こっても、その書類を誰が発行したのか、なんとなくは分かるけど明確じゃないし、誰が確認したのかは分からない。, だから、バタバタしていて忙しい時や、周囲に気軽にチェックを頼める人がいない時にダブルチェックがされない。, チェックを頼まれた人も、発行者は間違いなく書類を作成し発行していると思い込むし、チェックを頼まれた自分には責任がないと思っているので、しっかりとチェックしない。, 忙しい時にそんな時間をかけられない、と面倒に感じる人も多いでしょうが、ダブルチェックしなければならない重要な書類は、どんなに忙しくてもダブルチェックが必要なのです。, もしも、忙しいせいで情報漏えい事故を起こしてしまうと、苦しむのは発行担当者自身です。, 担当者がうっかりしていた、担当者が思い込んでいた、担当者が慌てていた、から、事故が起こったと責任者は言います。, 「(担当者に落ち度があったから)再発防止のために再度ルールを周知徹底する」と言われてしまいます。, 何度も言いますが、ルールを周知するだけだった組織に落ち度があり、ルールを守れる工夫や対策をしなかった事が事故の原因です。, だから再発防止のために、発行書類や郵送封筒に発行者欄と確認者欄を設けることを私はアドバイスしています。, ○○○(部署名)では書類のダブルチェックを行っています。と書き、発行者と確認者の欄を設け、そこにそれぞれシャチハタ印でもゴム印でもいいので姓だけでも示す。, そうすることで、発行者も確認者も責任を持って内容をチェックするようになるでしょう。, 発行者と確認者の紙を封筒に貼ってダブルチェックが行われていることを明示しています。, 発送対象者数が100人なら封筒を100きっちり用意して封入作業を行うと、1人に1枚の書類を送るところ、別人の書類が重なったまま、一緒に封入してしまう事故は防ぐ事ができます。, いくら窓付き封筒を使っても、もう一枚他人の分が余分に重なったまま発送してしまうことは防ぐことが出来ません。, 事故を起こした部署は「ダブルチェックを徹底します」と報告してきますが、どのようにダブルチェックすれば事故を防ぐ事が出来るのか考えていません。, そこで私が実際に使っていて、アドバイスしているのが発送対象者の分しか封筒を用意しない方法です。, 大量の発送作業には向かない方法ですが、100人くらいの発送対象者なら、100の封筒をきっちり用意して、全員分の書類を封入して封筒に過不足なければ、2人分の書類を一緒に折り込んで発送してしまうという恐れはないと判断出来ます。, 多めに封筒を持ってきて、封入していると、本当に一つの封筒に一人分だけ封入されているのかは、いちいち中身を出さないとチェックできません。, この方法も実際に私が使っていた方法で、それは郵便物の重さを計る時に使う重量計で封筒を一つ一つ計って見ることです。, もっとも簡単で、もっとも効果のあるダブルチェックの方法を考えてこそ、再発防止策になるのです。, 郵便物のあて先(ラベル)と封入した書類の氏名が異なる、という誤発送を防ぐには、窓付き封筒を用意して、システムが印刷した書類を正しく織り込めば封筒の窓に書類に記載されたあて先が見えるようにする。, こうすると、封筒にあて先を書いたりあて先ラベルを貼ったりする手間も省けて誤発送も起こりません。, しかし、システムの印刷レイアウトを変更するには相当の費用が発生するので、次期改修を待たずに変更する事は困難です。, また、厳重管理方針に舵を切り、書類の発送台帳などを作成しダブルチェック者までも管理することは、台帳に記載する担当者も、その台帳を管理する責任者にも負担になります。, 厳しくルール化することは簡単ですが、遵守し辛いルールを定める事は逆効果にもなります。, だから今すぐに、なるべく作業効率を低下させず、情報セキュリティを向上させ、情報が守られ、二度と担当者が苦しむ事がないよう、発行書類や郵送封筒に発行者欄と確認者欄を設けることを私はアドバイスしています。, そんなの無駄だと言われるかもしれませんが、コストをかけずに出来ることはとりあえずやってみる。, 何も対策をせず、工夫をせず、周知徹底するだけよりは、絶対に再発防止につながるはずです。, 受付から書類発行や郵送を全て一人で行うワンオペを強いられる職場環境でも、発行者は〇〇です、と書類や封筒に明示することで、内容を確認しようとする意識付けになるし、お客さまに対しても丁寧な仕事をしている事が伝わるでしょう。, 何千通、何万通という大量発送業務には予算が付けられていて、専門業者に委託され、窓付き封筒を使うことが多いので、書面の本人と違う人に誤発送されることはほとんどありません。, そして、誰がこの書類を作成したのか、誰がこの書類を送ってきたのか、が相手にはっきりと分かってしまう業務では、責任が明確なので、それなりにチェック機能も働き、誤発送や誤交付は起こりにくいです。, 私の組織には400以上の部署がありますが、誤交付や誤発送事故が起こるのは特定の部門に偏っています。, いままで事故が起こっていないのは、業務内容や職場の環境などいろんな要因が良い方向に働いているのでしょう。, だからといってどんな業務でも重要な情報を扱っているなら油断は出来ません。初めての失敗が取り返しのつかない事になるのを、私は何度も見てきました。, 一度やらかしてしまった部署は「あの人がうっかりしていたから」だけだと思っていると、必ずまたやらかします。, 事故はヒューマンエラーが原因で起こるのではなく、ヒューマンエラーが起こる原因があるから事故が起こることを理解して、ヒューマンエラーを起こさないための工夫や対策が為されているのか、あなたの部署も今一度見直してみましょう。, 1万台以上の事務用端末がある組織の情報管理部門で情報セキュリティマネジメントを担当しています。私の実体験を交えながら情報セキュリティ対策を解説しています。, 事故原因は、担当者やダブルチェックをしたとされる者の不注意で、今後の対策は、部署全員に情報セキュリティ教育を行いダブルチェックを周知徹底する。, ちなみに私は、セキュリティ担当部門が誤発送とかシャレにならないので、自分の係内で実際に行っています。, 一意にルール化することは難しいけれど、このような厳重な管理が必要な部署もあるので、状況に応じて対策してもらう必要もあります。, 情報セキュリティ研修は、やれば良いというものではありません。研修参加者に「受講して良かった」と実感してもらえて、実際の業務に役立つ、人為的ミスが減少する、実際に役立つ情報セキュリティ研修を目指すことが大切です。, オフィスでWiFi無線LANを運用する際に必要なセキュリティ対策や機器について頭を悩ます情報セキュリティ担当者さんへ、無線LAN導入時に検討すべきことを詳しくご説明いたします。多人数で複数のアクセスポイントを利用するためにはコントローラーによる制御が必須となります。, 総務省は地方自治体向け情報セキュリティポリシーガイドラインでパスワードの定期変更について「どちらでも良い」という結論を出しましたが、シングルサインオンの利用の是非については未解決、あるいは地方自治体では事実上シングルサインオンを利用出来ないままです。, 電子メールやインターネットは、標的型メールやウイルス感染、ランサムウェアの経路となり、セキュリティ上、最も警戒すべき出入口です。会社、企業の機密情報をインターネット経由のリスクから守るためにまずは今すぐ出来る対策やルールを見直していきましょう。, LTE回線は十分なセキュリティ対策が実施された回線ではあるが、LTE基地局より上流のネットワーク部分でLTEは関係なく、LTEでも公衆Wi-Fiでも、基地局以降は機密性の低い一般回線です。LTEを過信しない為のLTE回線のセキュリティ対策と無線LANのセキュリティ対策をまとめています。, 今後、個人的に利用するサービスのパスワードの定期的な変更は不要になるでしょう。しかし、組織の顧客情報など組織の一部の限定された者だけが扱う基幹システムにおいて、ログインパスワードが一つしか設定されていない場合などはこれまで同様に定期的なパスワード変更が必須です。, PCでUSBメモリーを使用不可にする方法はいくつかあります。BIOS設定を変更してUSBポートを使用不可に出来ますが、するとマウスやキーボードも使えなくなるので、USBメモリーを無効化ソフトを使うかレジストリキーの値を変更してUSBメモリーだけを使えなくします。, 「はい」「いいえ」を回答させるだけの情報セキュリティ自己点検ではなく、なぜこんな質問をしているのか、どのような状況が不適切なのか、不適切な場合の対策、を一緒に教えることにより、自己点検とセキュリティ教育を融合させることが出来ます。, 情報セキュリティ対策におけるリスクコントロールと聞くと、難しそうでアレルギー反応を起こす人もいるでしょうが、実は我々は日常生活の中で自然とリスクコントロールの感覚を身に付けていたり、教えられていたりします。その一例をご紹介しましょう。, 所属する組織や会社で扱うあらゆる情報は一個人のものではなく、うっかり紛失したでは済みません。企業や会社の情報を守るためにはUSBメモリー等の電記録媒体の徹底した管理ルールが必要です。ルール作りに悩む担当者さんへ、USBメモリーの管理ルール例をご紹介します。, 無料ウイルス対策ソフトの定番 Microsoft Security Essentials. (誤発送は1つのみ), 誤発送が1つのみの場合は、先述の通り送り先のみに返送の指示を行えばよいですが、他にも間違えて送ってしまった場合、誤発送の申し出のあった購入者本来の荷物をできる限り早く確保するとともに、間違って荷物が届く予定となってしまった購入者側の手間・負担をいかに減らせるかが重要です。, 受け取りが完了している場合は、同じく謝罪と着払い等での発送元宛に返却依頼を行います!, 間違えられた受け取り先同士のやり取りは、「不要な個人情報のやりとり」や「責任の所在」、「商品以外での購入者の一時金銭負担」といった観点からふさわしくありません!, 12桁の伝票番号を入力して受け取りが完了していない場合には、発送中止依頼や、受け取り拒否依頼などを行い、ミスによる不利益を軽減することができます。, 受け取りが完了する前に荷物を返送する手続き(発送中止&返送依頼)を完了させるのがここでの目的です!, 一方で、すぐに発送中止の依頼(電話)ができない場合、夜間で営業時間外や荷物の大きさが明らかに違う場合には、購入者へ受け取り拒否を依頼してから、発送中止依頼を行うほうが結果として良い場合もあります。, まず思いつくのが伝票番号検索で出てくる配達担当ドライバーの電話番号や営業所に直接電話を掛けるという手法ですが、あくまで配達や取り扱いの荷物に関する問い合わせが主になると思われますので、ふさわしくない場合もあります!, 固定電話はフリーダイアル、050IP電話は専用の050番号へ、それ以外の場合は出荷する側の管轄地域の担当サービスセンターへ電話にて問い合わせになります。, 伝票番号はもちろんですが、伝票に記載されている情報についても確認で聞かれますので、伝票控えもしくは取引き画面など発送情報を確認できる状態で電話しましょう。, ・伝票番号 入れ替わって届いてしまったみたいです。 数年前より、存在を確認しながら放置していたのですが、年々大きくなり最終的に痛み... 最近、メルカリをよく見ていると、1、2万円台~3万円くらいのノートパソコンがよく売れていますね! ゆうゆうメルカリ便匿名配送での誤発送がありました。私は購入者側なのですが、他の購入者の方のものと入れ替わって届いてしまったみたいです。この場合、この後はどのように処理していくものなのでしょうか?同じような経験のある方、教 この場合、この後はどのように処理していくものなのでしょうか? 件名:〜〜におけるーー会議の日程について 到着した商品が「不良品」だった場合、至急、交換・返品対応をさせていただきます。 ご対応方法をご案内いたしますので、商品到着後7日以内に 『マザーガーデン&ペットパラダイス オンラインストアカスタマーサポート』 まで、ご連絡ください。 ※ 対応期間内にご返送いただけない場合は、ご対応ができませんのでご注意ください。 また、以下の場合は交換・返品はお受けできません。 1.到着から8日以上経過した商品 2.使用済みあるいはあるいはお直しや洗濯、クリーニングされた商品 3.タグ、付属品を紛失・破棄された商品 4.お客様のもとで汚れ、キズが生じた商品 5.ご返送時の商品状態がお届け時と著しく異なっている商品(箱・付属品も含む) 6.検品の結果、不良がない場合 【注意事項】・ご試着の際には、商品への汚れ・ニオイ等の付着にお気をつけください。  ※当社で着用感ありと判断した場合、ご対応できかねます。 ・化粧箱も商品の一部ですので、化粧箱に直接発送伝票を貼って返送された場合、返品・交換はお受けいたしかねます。 ・交換は在庫がある場合に限り対応をさせていただきます。恐れ入りますが、在庫がない場合はご返品にてご了承ください。 ・マザーガーデン&ペットパラダイス オンラインストアで購入された商品は、店舗での返品・交換は受け付けておりません。, 「ご注文内容と異なる商品」が到着した場合、正しい商品との交換、もしくは返品対応をさせていただきます。 ご対応方法をご案内いたしますので、商品到着後7日以内に 『マザーガーデン&ペットパラダイス オンラインストアカスタマーサポート』 まで、ご連絡ください。 対応期間内にご返送いただけない場合は、ご対応ができませんのでご注意ください。 また、以下の場合は交換・返品はお受けできません。 1.使用済みあるいは洗濯後の商品 2.納品書、タグを紛失された商品 3.お客様のもとで汚れ、キズが生じた商品 4.ご返送時の商品状態がお届け時と著しく異なっている商品(箱・付属品も含む) 【注意事項】 ・化粧箱も商品の一部ですので、化粧箱に直接発送伝票を貼って返送された場合、返品・交換はお受けいたしかねます。 ・交換は在庫がある場合に限り対応をさせていただきます。恐れ入りますが、在庫がない場合はご返品にてご了承ください。 ・マザーガーデン&ペットパラダイス オンラインストアで購入された商品は、店舗での返品・交換は受け付けておりません。, お客様のお困りの点は解決されましたか?ご質問がございましたらお気軽にお問い合わせください。カスタマーサポートセンターよりご返答させていただきます。. まずは、発送ミスの謝罪メールの書き方や基本的なマナーについてお伝えします。 迅速な対応を心がける. まずは、発送ミスの謝罪メールの書き方や基本的なマナーについてお伝えします。 迅速な対応を心がける. 誤配送した場合の対応 下記2品を購入者へメルカリ便にてコンビニ発送したところ、入り繰りしてしまい、それぞれ違う商品を発送してしまったようです。購入者からクレームを受けました。間違いないように私は送ったつもりなのですが、コンビニ側でミスがあったのでは? 誤って○○様宛にお取引と関係のない商品を発送してしまったことが 午前中に配達があった場合は受け取り拒否をお願いできないでしょうか。, お手数をおかけいたしますが、可能な場合のみで構いませんので、 在庫と取り違えて(貼る伝票が間違った状態で)商品を送ってしまった場合、複数送る際に別々の伝票を貼ってしまった場合(※今回は自身が2つのあて先に送る荷物(2個)に対して伝票を貼り違えて送ってしまった事例)について紹介していきます! 前者は経理など一部の方が関わるものですが、後者のメール送信は職種や立場に限らず多くの方が関わることだと思います。, 昨今はセキュリティ面に敏感な企業が増えているので、メールの誤送信は会社の信用を失いかねない大事故に発展する可能性もあります。, もし、あなたがいま「メール誤送信してしまったかも!」と動揺しているとしたら、ここは一旦冷静に。まずは落ち着きを取り戻してください。, してしまったミスは取り返しがつかないので、しっかりとした誠意を持った対応を心がけましょう。メール送信のミスは大きな影響を及ぼす可能性はありますが、迅速な対応をすることで影響を緩和することが十分にできます。, この記事では。「メール誤送信をしてしまった場合にするべき対応の流れ」と「謝罪メールの例文」をご紹介していきたいと思います。, しかし、その対応も「自分なりの対応」ではなく、オフィシャルな形式を保った上での誠意を相手に伝えなければならないので注意が必要ですね。, ここからは、実際にメールをご送信してしまった時にとるべき対応についてご紹介していきます。, ミスの内容や取引先との関係によっても、対応の仕方は変わってくるものだと思いますが、どんな状況であれ真っ先にすべきことは「直属の上司に相談すること」です。, なかには上司に相談をせずに自分の判断で事を進めてしまう人もいます。しかし、リスク管理の面からも早めに相談をした方が良いでしょう。, そして、上司に相談をする時は「5W1H」を意識して、(「いつ」「どこで」「誰に」「どんなことがあったか」など)話すことができれば、事態の把握も速やかにできますね。, 上司に相談後は大概の場合は「相手先に何らかの方法で謝罪する」という方針が取られるでしょう。, 繰り返しにはなりますが、「結局、謝罪するんだから」と自分で全てを処理しようとするのは得策ではありません。, もし、自分の手に負えなくなり、どうしようもなくなってしまった状態で上司に相談することになったら、それこそ大変です。最悪の場合は責任が自分一人に降りかかってしまうことだってあります。, また、上司と話し合い、相手先に謝意を伝えるだけでなく、必ず「原因」と「今後の対策」についても伝えるようにしましょう。, 電話がつながる相手であれば、口頭で謝罪をするのが良いでしょう。文章では伝えづらい細かなニュアンスや謝意も、口に出すことでより相手方に伝わるはずです。, とは言え、電話で実際に謝罪するとなると、緊張してしまい途中で何を話しているのかわからなくなってしまった、と言う方もいるかもしれません。, そんな方は、「謝罪の気持ちをしっかりと伝える意識を持つ」、「あらかじめ話す内容や、聞かれそうな内容についてまとめておく」というような準備をしておきましょう。, この場合も、謝意を伝えるだけでなく「原因」と「今後の対策」を簡潔に述べることで、相手方も納得しやすい文章を作ることができます。, また、より誠意を伝えるために、電話での謝罪をした場合でも、メールを使って再度謝意を伝えるのも良いのではないでしょうか。, 相手が大口顧客である場合などは、直接相手方へお伺いし謝罪するという選択もあると思います。, この場合も、上司などの自分よりも立場が上の人と一緒に伺うことになるケースが多いでしょう。, 誤送信したメールの内容によっては、複数の企業や事業に影響が出てしまうかもしれません。, 謝罪が終わってからは、相手方に伝えた「今後の対策」を速やかに実行していくだけでなく、誤送信によってどんな影響が出るかを想定しておきましょう。, 仮に今現在影響がなかったとしても、場合によっては当初は予定していなかった所からその影響を指摘される可能性があります。, そんな時に慌てることがないように、なるべく多くの可能性を考えて選択肢を用意しておきましょう。, ここまでは「誤送信をしてしまった後時の対応」についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。, まず大事なのは「上司にしっかりと相談をすること」、そして「自分の謝意を相手に伝えること」ですね。, そして、直接お伺いしたり電話をした後でも、改めて謝意を伝えるという意味で「メールによる謝罪」はマストかもしれません。, また、経緯を報告したのちに正しい内容(本来送りたかった内容)の文章を書くことを忘れずに。, 経緯を伝え謝罪をした後は、今後の対策もしっかりと文章にして相手に伝えるようにしましょう。, ミスをしても許される、という訳ではありませんが、ミスを一度もせずに仕事をしてきた人間はいませんよね。, ミスをした後は、「今後どうするか」を相手に伝え謝意を伝えるとともに、自分のレベルアップの糧にしましょう。, ここからは、ご紹介してきたポイントを踏まえて実際にどんな謝罪メールを送ったら良いのか、例文を用いて解説していきたいと思います。, 先日お送りしました次回の会議に関するメールの表題に誤りがございました。 先にお知らせしました件名を、以下に訂正させていただきます。, 繰り返しになりますが、私の不注意により、ご迷惑をお掛けしますことを心よりお詫び申し上げます。, 今後ご紹介する例文でも言えることですが、(誤)と(正)が比較されていることで、相手に誤送信したメールを改めて確認する手間を省かせることができます。, 絶対にあってはならないことですが、実際にミスをしてしまった場合は、以下のようなメールを作成し、相手方に謝罪のメールを送りましょう。, 先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、宛先の入力を誤ったためにーー様にお送りしてしまいました。

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